Секретное делопроизводство – ключ к безопасности предприятия

Сегодня, когда конкуренция особенно велика, безопасность секретной информации предприятия является первостепенным вопросом.

В силу того, что конфиденциальные данные могут стать объектом посягательств, к их защите следует отнестись максимально серьёзно.

В современных компаниях конфиденциальные данные могут храниться двумя способами:

• в виде традиционных документов (в бумажном виде);
• в электронном виде (на жёстком диске компьютера либо носителях – флэш-картах, дисках и т.п.).

Вне зависимости от типа хранения, вся секретная документация делится на 3 категории, а именно:

• входящая;
• исходящая;
• внутренняя.

Обеспечение безопасности таких данных производится в несколько этапов. Постараемся их рассмотреть.

Как уже было сказано, для обеспечения безопасности важных данных требуется принятие нескольких мер.

Условно их можно разделить на 3 этапа, а именно:

• определение перечня секретных документов;
• контроль их «жизненного цикла»;
• качественная охрана самого предприятия.

Рассмотрим их подробнее.

Определение перечня секретных документов

Определение перечня секретных документов – это процедура, во время которой специальная комиссия:

• анализирует всю документацию компании и выявляет ту, в которой содержатся важные данные;
• составляет список конфиденциальных документов и присваивает им грифы (степени) секретности;
• определяет категории сотрудников, имеющих право доступа к тем или иным видам секретных данных.

Далее перечень секретных документов согласовывается с руководством организации и утверждается им.

Грифы секретности указываются на титульном листе документа, а их срок имеет временный характер (в дальнейшем он может быть продлён).

Контроль «жизненного цикла» документов

Контроль «жизненного цикла» документации – это мера, которая направлена на обеспечение её безопасности на всех этапах работы с ней. В число этих этапов входят:

• получение (и отправка);
• хранение;
• использование;
• уничтожение.

Получение

Секретный документ, поступающий в компанию, передаётся лицу с соответствующим правом доступа, после чего регистрируется в особом журнале. Далее документ вручается руководителю отдела компании, который передаёт его непосредственному исполнителю.

В случае отправки секретных данных с предприятия порядок остаётся тем же: сначала происходит подготовка документа, затем его подтверждает руководитель, после чего информация регистрируется в журнале и отправляется адресату.

Хранение

Документы с грифом «секретно» могут храниться только в специальных помещениях с соответствующим оборудованием (сейфами, металлическими шкафами, замками доступа и т.п.). Важно, чтобы такое помещение было оборудовано системой сигнализации и опечатывалось в нерабочее время.

Также немаловажно, чтобы соответствующие должностные лица проводили регулярную проверку архивов и выявляли документы с истекшими сроками секретности. В случае их обнаружения документ может:

• получить продление срока секретности;
• быть переведён в число общедоступных;
• быть уничтожен.

Использование

Система доступа к секретным документам предприятия регулируется специальной системой разрешительного типа.

Во-первых, такая документация должна предоставляться только лицам с необходимыми правами доступа.

Во-вторых, каждая выдача/сдача документов обязательно регистрируется в специальном журнале.

В-третьих, порядок обращения с секретными данными и пользование ими контролируются при помощи проверок. Они производятся специально уполномоченными должностными лицами компании, а их характер может быть самым разным – как регулярным, так и выборочным.

В случае выявления нарушений (передача документов сторонним лицам, их вынос за пределы рабочего места, оставление на столе во время перерыва и т.п.) виновные лица могут подвергаться различным наказаниям (вплоть до увольнения из компании).

Уничтожение

Уничтожение документов становится возможно, если они:

• утратили практическое значение и не представляют ценности;
• имеют истекший срок хранения под грифом «секретно».

В этом случае созывается специальная комиссия (не менее 3 лиц), которые производят уничтожение документа. Затем создаётся акт об уничтожении данных, который подписывает каждый член комиссии.

Способ уничтожения выбирается в зависимости от типа данных. Например, бумажные документы разрезаются или сжигаются, а цифровая информация стирается либо уничтожается вместе с носителем.

Качественная охрана предприятия

В силу того, что основная часть документации компании хранится в её офисе, немаловажно обеспечить его непосредственную охрану. Установка видеонаблюдения, пропускной контроль, защита здания и помещений – эти и другие меры позволяют обеспечить безопасность предприятия на максимальном уровне.

Для этого имеет смысл обратиться в компетентную охранную компанию – например, ЧОП «Альф-А Плюс».

Если вы желаете заказать профессиональные охранные услуги в Волгограде, обращение в компанию «Альф-А Плюс» станет правильным решением!

Качественная частная охрана в Волгограде, монтаж видеонаблюдения и сигнализации, сопровождение грузов, безопасность любых объектов – эти и многие другие услуги доступны вам уже сегодня.

«Альф-А Плюс» - это гарантия вашей безопасности без лишних затрат!